Согласно Федеральному закону от 08.12.2020 № 407-ФЗ, в рамках которого с 01.01.2021 внесены изменения в главу 49.1 ТК РФ, дистанционной (удаленной) работой признается выполнение работником трудовой функции вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.
Фактически законом предусматривается три вида дистанционной занятости, которая может осуществляться:
1. На постоянной основе в течение срока трудового договора.
2. Временно:
- в течение определенного срока, но не свыше шести месяцев;
- периодически, при условии чередования периодов дистанционной работы и периодов работы на стационарном рабочем месте.
При этом дистанционных работников можно разделить на две категории:
- работники, с которыми заключен трудовой договор (дополнительное соглашение) о выполнении трудовой функции дистанционно;
- работники, временно переведенные для работы дистанционно в рамках локального нормативного акта работодателя, в определенных законом случаях: катастрофа природного или техногенного характера, наводнение, землетрясение, эпидемия и ряд иных случаев. Согласие работника на такой перевод, как и внесение изменений в трудовой договор, не требуется, дополнительное соглашение к трудовому договору не заключается.
Законом предусматривается возможность заключения трудового договора (дополнительных соглашений) о дистанционной работе, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, а также оформление документов, связанных с изменением вышеуказанных договоров и их расторжением, путём обмена электронными документами при использовании работодателем усиленной квалифицированной электронной подписи, и использовании работником как усиленной квалифицированной, так и усиленной неквалифицированной подписи.
Сведения о работе дистанционного работника вносятся работодателем в трудовую книжку по желанию работника (при условии предоставления книжки работником).
При взаимодействии в форме электронных документов стороны обязаны направлять подтверждение получения ими документа в срок, установленный локальным нормативным актом или трудовым договором.
Работодатель может знакомить работника с локальными нормативными актами, приказами, уведомлениями, требованиями и иными документами следующим образом:
- в письменной форме, в т.ч. под роспись;
- путём обмена электронными документами;
- в иной форме, предусмотренной локальным нормативным актом или трудовым договором.
Также законом в части обмена документами установлено, что:
- порядок передачи работником результатов работы и отчётов о выполненной работе по запросам работодателя необходимо устанавливать локальным нормативным актом или трудовым договором;
- при подаче работником заявления о выдаче заверенных копий документов, связанных с работой, работодатель обязан в течение 3 рабочих дней направить их на бумажном носителе (по почте) либо в форме электронного документа, если на это указано в заявлении работника;
- оригиналы документов, связанных со страховым обеспечением (листки нетрудоспособности и документы, связанные с материнством), работник может направлять работодателю по почте заказным письмом с уведомлением, либо предоставлять работодателю сведения о серии и номере листка нетрудоспособности в установленных законом случаях.
Если в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре не будет определен режим рабочего времени, то он будет устанавливаться дистанционным работником по своему усмотрению. Также вышеуказанными документами могут быть определены условия и порядок вызова работодателем работника, который временно выполняет дистанционную работу, для работы на стационарном рабочем месте.
Порядок предоставления дистанционным работникам отпусков регулируется:
- в отношении работников, выполняющих дистанционную работу на постоянной основе, локальным нормативным актом или трудовым договором;
- в отношении работников, выполняющих дистанционную работу временно, графиком отпусков работодателя, с соблюдением всех требований, установленных главой 19 «Отпуска» ТК РФ.
В законе указано, что в случае направления работника для выполнения служебного поручения в другую местность, отличную от местности / территории выполнения работником трудовой функции, на дистанционного работника распространяется действие статей 166 - 168 ТК РФ (которые регламентируют вопросы направления работников в служебные командировки и служебные поездки).
Исходя из вышеуказанной формулировки закона, в трудовой договор потребуется включать сведения о местности выполнения работником дистанционной работы.
В части охраны труда законом установлено, что в период выполнения работником трудовой функции дистанционно работодатель обязан обеспечить:
- расследование и учёт несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
- выполнение предписаний должностных лиц;
- обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев и профзаболеваний;
- ознакомление работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.
Другие обязанности работодателя в сфере охраны труда на дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции дистанционно не распространяются.
Законом установлено, что работодатель обеспечивает работника необходимыми для выполнения трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, и работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, при условии выплаты работнику компенсации, а также при условии возмещения ему расходов, связанных с их использованием. Порядок, сроки и размеры выплат определяются локальным нормативным актом или трудовым договором.
Исходя из вышеуказанных формулировок закона, с дистанционными работниками возможны споры по вопросам их обеспечения требуемыми средствами (компьютеры, МФУ, расходные материалы, программное обеспечение) и возмещения расходов (например, на подключение к сети Интернет, электроэнергию и пр.), а при выплате работникам компенсаций за использование таких средств работодателям могут понадобится документы, подтверждающие, что имущество принадлежит работнику или им арендовано. Также очевидно, что если работник будет использовать для работы не принадлежащее ему имущество (например, компьютер родственника / друга), то в случае изъятия у работника такого компьютера собственником имущества, под угрозой может оказаться конфиденциальная информация, принадлежащая работодателю и находящаяся на данном компьютере.
Трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут (помимо иных оснований, предусмотренных ТК РФ) по инициативе работодателя в случае, если в период выполнения трудовой функции дистанционно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции более двух рабочих дней подряд со дня поступления запроса работодателя. При этом подобная формулировка является неоднозначной, в частности, не ясно, если запросов работодателя было несколько, но ответ не поступил на какой-либо один запрос, можно ли это считать отсутствием взаимодействия, на которое указано в законе. До момента формирования правоприменительной практики по подобным вопросам можно ожидать возникновения споров с работниками и различной трактовки требований трудового законодательства.
Также согласно закону договор с работником, выполняющим дистанционную работу на постоянной основе, может быть прекращен в случае изменения работником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях.
Учитывая вышеизложенную информацию, при наличии у работодателей трудовых договоров о дистанционной работе, заключенных до 01.01.2021, их следует привести в соответствие с новыми требованиям законодательства.
Для целей разрешения всех актуальных вопросов работодателем может быть утвержден локальный нормативный акт, например, Положение о дистанционной (удаленной) работе, имеющее следующую структуру (разделы):
1. «Общие положения» - основная информация о дистанционной занятости у данного работодателя, применяемая в Положении терминология и указание на сферу распространения действия, и пр.
2. «Принципы дистанционной занятости» - основы, на которых базируется удаленная занятость работников у данного работодателя, порядок установления перечня должностей, в отношении которых может применяться удаленный режим работы, порядок достижения взаимного соглашения об удаленной работе, требования по установлению оптимального баланса между удаленной работой и присутствием работника на стационарном рабочем месте, меры по адаптации дистанционного работника для его наиболее эффективной работы и пр.
3. «Обязанности дистанционного работника» - требования по предоставлению работником отчётности по установленной форме, обязанности работника по организации своего рабочего места, требования к нахождению работника на связи, участию в совещаниях, видеоконференциях и пр.
4. «Оформление трудовых отношений с дистанционным работником» - сведения по порядку взаимодействия сторон (трудоустройство, обмен документами, требования к электронным документам, ведение табельного учёта, прекращение трудового договора и пр.), а также внутренние правила работодателя в той части, где их позволяет устанавливать ТК РФ.
5. «Требования охраны труда дистанционных работников» - обязанности работодателя в части охраны труда, порядок проведения расследования несчастных случаев на производстве с дистанционными работниками, порядок информирования работниками работодателя обо всех чрезвычайных ситуациях и пр.
6. «Компенсация расходов дистанционного работника» - порядок выплат работникам компенсаций согласно статьям 312.6 и 312.9 ТК РФ. Учитывая, что в данных статьях ТК РФ выплаты поименованы как компенсация за использование принадлежащих работнику или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещение расходов, связанных с их использованием, работодателям целесообразно определять порядок осуществления каждой из двух указанных выплат, в т.ч. установить в качестве приложений к Положению формы заявлений работников, и урегулировать в Положении в рамках требований НК РФ вопрос с НДФЛ и страховыми взносами. Вышеуказанные вопросы требуют внимания работодателей, в т.ч. в целях недопущения излишнего документооборота, создающего чрезмерную нагрузку на службу персонала и бухгалтерию.
В качестве Приложения № 1 к Положению можно утвердить «Правила работы дистанционных работников», в которые могут быть включены:
- правила работы в команде и наиболее эффективного взаимодействия при работе в электронной почте и иных средствах текстовой коммуникации;
- порядок адаптации работника к труду в домашних условиях, а также обеспечения им наличия и правильного использования необходимых технологий для общения и обмена документами;
- обязанности непосредственных руководителей, в т.ч. по использованию средств контроля за эффективным выполнением работы подчиненными работниками;
- правила по обеспечению дистанционными работниками своего рабочего места, в т.ч. в части охраны труда (надлежащие: стол, компьютерное кресло, освещение и пр.);
- сведения о возможных трудностях дистанционной работы и путях их разрешения: сбои в работе по причине сторонних / домашних дел; трата времени на социальные сети и иные не связанные с работой вопросы; сложности с использованием оптимальных перерывов в работе; борьба с усталостью, стрессом, профессиональным выгоранием и пр.
Следует иметь в виду, что важным аспектом дистанционной занятости является постоянный контакт между работниками, их совместная работа с руководителями и коллегами, ощущение себя членом команды, и «потеря контакта» грозит различными негативными последствиями. Особенно сложно тем работникам, кто принимается на работу в «дистанционном» режиме впервые, поскольку такие сотрудники не знакомы с коллективом изначально, им тяжело адаптироваться к работе в подобных условиях, тем более, если коллеги будут не слишком общительны. Помимо этого, также важна дисциплина труда и контроль за её соблюдением, поскольку в противном случае постепенно теряется контроль за качественным и своевременным выполнением задач. Указанные вопросы также желательно учесть при подготовке Положения.
В качестве иных приложений к Положению можно установить форму отчета дистанционного работника о выполненной работе, форму акта фиксации невыхода работника на связь, а также ряд иных необходимых приложений.
_____________________
На данном сайте можно оформить заказ по разработке Положения о дистанционной (удаленной) работе с учётом характера деятельности и структуры работодателя в индивидуальном порядке, добавив документ из Блок-схемы в Корзину.
Дополнительная информация по заказу документов в разделе Вопросы и ответы.
